O avanço do trabalho remoto e híbrido tem levado muitas empresas a repensarem suas estratégias de mensuração de produtividade, segundo apontam estudos sobre o novo modelo de trabalho, como os apresentados no relatório State of Remote Work 2023, da Buffer. Segundo o relatório, 98% dos entrevistados afirmam que gostariam de continuar trabalhando remotamente, pelo menos parte do tempo, pelo restante de suas carreiras. Além disso, 71% relataram que o modelo remoto permite melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Em ambientes corporativos orientados para eficiência e cumprimento de prazos, a gestão de tempo assume papel estratégico. A adoção de metodologias ágeis e a descentralização de equipes intensificam a necessidade de acompanhamento estruturado do tempo. Ferramentas como o timesheet permitem registrar horas dedicadas a cada atividade, apoiar o planejamento de tarefas e otimizar a alocação de recursos. Sem esse monitoramento contínuo, a produtividade pode sofrer variações significativas, resultando em atrasos nos projetos, sobrecarga das equipes e interrupções no fluxo de trabalho, conforme afirma matéria sobre gestão de tempo realizada pelo blog Runrun.it.
A falta de um acompanhamento estruturado das horas trabalhadas tende a impactar negativamente a produtividade, com possíveis atrasos em projetos, sobrecarga de equipes e interrupções no fluxo de trabalho. De acordo com a Harvard Business Review, uma abordagem estruturada para o gerenciamento do tempo é essencial para melhorar a eficácia das equipes e alinhar prioridades com os objetivos organizacionais.
A consolidação dos modelos de trabalho híbrido e remoto tem ampliado a demanda por ferramentas que contribuam para a visibilidade sobre o uso do tempo pelas equipes. Um estudo da McKinsey com 1.500 executivos apontou que apenas 52% consideram que o uso do tempo está totalmente alinhado às prioridades estratégicas da empresa. A ausência de acompanhamento estruturado pode levar a desequilíbrios na distribuição de tarefas, dificuldades de mensuração do esforço alocado em cada projeto e aumento de custos operacionais decorrentes da falta de previsibilidade. Tecnologias voltadas à organização do tempo e à análise de produtividade vêm sendo implementadas com esse objetivo.
Marcelo Rosa, CTO da T2S, empresa de tecnologia que utiliza ferramentas de gestão de tempo, afirma que “o uso de ferramentas de controle de tempo como o timesheet tem sido incorporado por empresas para monitorar a alocação de tempo, identificar gargalos, ajustar cronogramas e redistribuir recursos com base em dados registrados. A documentação das atividades contribui para o planejamento de projetos e o controle de custos, oferecendo insumos para a análise operacional. A tentativa de monitorar a jornada das equipes sem apoio de sistemas automatizados pode resultar em retrabalho, inconsistências e aumento da carga administrativa”.
Entre as soluções de automação de controle de tempo disponíveis no mercado, há plataformas como o Ponctual, desenvolvida para auxiliar empresas no registro de horas e na gestão estratégica do tempo. A plataforma permite acompanhar em tempo real as atividades das equipes, registrar o esforço dedicado a projetos específicos e gerar relatórios gerenciais que apoiam a tomada de decisão. “O Ponctual organiza a visualização por colaborador, setor e projeto, o que contribui para a redistribuição de tarefas e o acompanhamento da carga de trabalho. Esse tipo de organização operacional tem sido adotado por empresas que atuam em modelos híbridos e remotos, nos quais o monitoramento da alocação de tempo requer maior controle sobre os dados das atividades realizadas”, explica Marcelo Rosa.
Segundo Rodrigo Salgado, diretor-executivo da T2S e de startups como Relpz, HRelper, EvoluRP e DataRecintos, empresas que utilizam o Ponctual, “a plataforma permite acompanhar, em tempo real, quem está atuando em qual tarefa. Além disso, os indicadores de performance das atividades são gerados automaticamente, com alertas quando a previsão de conclusão ou o esforço previsto apresentarem probabilidade de desvio. O controle de horas é utilizado nas medições dos serviços com os clientes e oferece dados organizados sobre a distribuição do esforço entre as diferentes atividades do projeto”. Em cenários de trabalho híbrido e remoto, ferramentas como o timesheet podem contribuir para o registro de atividades e o planejamento de tarefas, cabendo a cada organização avaliar as abordagens mais adequadas às suas demandas operacionais.